E-arşiv fatura uygulaması, e-fatura zorunluluğu olmayan alıcılara kesilen tüm faturaların e-arşiv yönetmeliğine uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesini ve elektronik ortamda alıcılarına iletilmesini sağlar. İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan ve brüt satış hasılatı 5 milyon TL’nin üzerinde olan tüm işletmeler için 01 Ocak 2020 tarihinden itibaren GİB’e günlük olarak bildirilen e-arşiv faturası zorunlu hale geldi. Vergi Usul Kanunu gereğince kağıt ortamında düzenlenmesi, saklanması ve ibraz edilmesi gereken faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi ve Vergi Kanunu hükümleri gereğince faturanın iki nüshasının elektronik ortamda saklanması ve ibraz edilmesi uygulamasıdır.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar
Elektronik Fatura ve Elektronik Arşiv Fatura kavramları arasında bazı dikkate değer farklar bulunmaktadır. Yazının devamında bu spesifik farklar detaylı bir şekilde ele alınmıştır.
E-Fatura
Zorunlu olsun ya da olmasın her şirket e-faturaya geçebilir. Dilerseniz e-arşiv faturayı e-fatura ile birlikte kullanmaya başlayabilir, sadece e-fatura kullanıcılarınıza değil tüm müşterilerinize elektronik fatura kesebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura alışverişi için döviz merkezine sahiptir. Faturalar elektronik ortamda alıcılarına ulaştırılmakta ve gerekirse kağıt çıktısı alınabilmektedir. Alıcısına gönderilen her fatura önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilir. UBL-TR formatı, yani Türkiye şartlarına uyarlanmış Evrensel İş Dili uygunluğu zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegrasyon yöntemlerinden birini kullanır.
E-Arşiv Fatura
E-arşiv fatura, faturaların e-fatura sistemi kullanmayan firmalara veya son kullanıcılara elektronik ortamda gönderilmesini sağlayan elektronik fatura türüdür. Her firma e-arşiv fatura kullanabilir ancak e-arşiv fatura düzenlenebilmesi için e-fatura sistemine üye olunması gerekmektedir. Her ay sonunda e-arşiv faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmektedir. Bu hizmet e-arşiv fatura hizmeti veren çözüm ortağımız tarafından verilmektedir. İlgili alıcılara hem elektronik fatura hem de kağıt çıktısı gönderilebilir. Zorunlu bir format yoktur ve istenirse UBL-TR formatı kullanılabilir. Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegrasyon yöntemlerinden biri kullanılır.
Faturaları Neden Dijital Olarak Saklamalısınız?
İşiniz büyüdükçe, her gün daha fazla fatura alacaksınız. Artan fatura sayısı ile birlikte bu faturaların organize bir sistemde saklanması ihtiyacı da artmaktadır. Ayrıca faturaların dijital olarak arşivlenmesi, vergi dairelerinin şirketlerin kayıtlarını belirli bir süre tutmasını gerektiren kayıt tutma yükümlülüğüne uymayı kolaylaştırıyor. Örneğin Hollanda’da şirketler muhasebe kayıtlarını tutmalı ve bunları 7 ila 10 yıl süreyle saklamalıdır. Bunun temel nedeni hesapların denetlenebilmesinin mümkün olması gerektiğidir.
Faturaları Dijital Olarak Saklamanın Faydaları
Faturaların dijital olarak saklanması bir dizi avantaj sağlar:
- Dijital faturalar online arşivde 7/24 mevcuttur. Böylece bir faturayı kontrol etmek istediğinizde ofise dönene kadar beklemeniz gerekmez.
- Tüm faturalar en az 10 yıl süreyle bulutta tutulur. Bu yıllar boyunca, faturalar da olası denetimler için hazır durumda kalır, böylece her zaman düzenlemelere uyarsınız.
- Faturaları XLSX, UBL, PDF ve XSV gibi yaygın formatlarda dışa aktarabilirsiniz.
- Faturaların dijital olarak arşivlenmesi, proje, kişi, dönem, departman ve maliyet merkezi başına oluşan maliyetler hakkında bilgi sağlar.
Faturaları Dijital Olarak Arşivleme 3 İpucu
Faturaları dijital olarak kendiniz saklamaya başlamak ister misiniz? O zaman vergi makamlarının alıkoyma yükümlülüğüne uymalısınız. Faturaların orijinalliğini, bütünlüğünü ve okunabilirliğini garanti ettiğinizden emin olun.
İyi Bir OCR Çözümüne Sahip Bir Sistem seçin
Faturaları dijital olarak saklamak ister misiniz? O zaman belgeleri aranabilir hale getirmek çok önemlidir. Ancak, faturalardaki belirli verilerin aslında yıllarca ve gelecek yıllarda bulunabileceğinden nasıl emin olabilirsiniz? Kesinlikle, Optik Karakter Tanıma’nın kısaltması olan iyi bir OCR çözümü ile. Alınabilirliği garanti etmek için, mümkün olan en iyi OCR’ye sahip bir sistem seçersiniz.
Belgeleri Sabit Bir Yerde Sakladığınızdan Emin Olun
Karışıklığı ve belge kaybını önlemek için faturaları tek bir sabit yerde tutmanızı öneririz. Örneğin, faturaları şirketinizin ERP’si veya muhasebe sistemi olan Dropbox’ta saklayın. Faturaları dijital olarak saklamaya başlamak istediğinizde, faturalarla ilgili belgeleri yönetilebilir durumda tuttuğunuzdan emin olun. Dört yıl sonra tekrar faturayı beraberindeki notlarla bulmanız gerekirse, bir fare tıklamasından çok daha uzun sürmemelidir. Çoğu ERP sistemi bunun için seçeneklere sahiptir, ancak bunlar nadiren kullanıcı dostudur.
Faturaları Bulutta Saklayın
Sisteminiz dolandırıcılık ve diğer tehditlere karşı iyi korunmuş olsa bile, herhangi bir sistem çökerek belgelerin kaybolmasına neden olabilir. Bu nedenle, faturaların dijital olarak kaydedilmesi ancak sık sık yedekleme yapmanız durumunda mümkündür. Sık sık yedeklemenin alternatifi, buluttaki bir sistemdir. Bu, yedeklemelerin kendisiyle ilgilenir, böylece her zaman en son sürüme sahip olursunuz.
Veri Bütünlüğü Yetenekleriniz Nelerdir?
Veri bütünlüğünün genel amacı, verilerin tam olarak göründüğü gibi kaydedilmesini ve daha sonra alındığında, verilerin orijinal olarak kaydedildiği andaki ile aynı olmasını sağlamaktır. Herhangi bir elektronik arşivleme çözümü sağlayıcısına sormanız gereken sorular şunlardır:
- 2027’de gösterdiğim fatura verilerinin bugün sistemde gösterdiğim verilerle aynı olduğunu nasıl kanıtlayabilirim?
- Şu andan o zamana kadar kimsenin verileri kurcalamadığından veya verileri silmediğinden nasıl emin olabilirim?
Veri bütünlüğünü sağlamak için arşivlenen belgeler dijital olarak imzalanmalı ve zaman damgası vurulmalıdır. Güvenilir bir dijital zaman damgası, belgelerinizin içeriğinin belirli bir tarihte var olduğuna ve o zamandan beri değişmediğine dair size güvenilir bir onay verir. Arşivlenmiş kayıtların herhangi bir şekilde değiştirilmesini veya silinmesini daha fazla önlemek için, belgelerin birden fazla yerde, tercihen değiştirilemez WORM depolamasında, mesela bir kez yaz, çok oku kuralı ile, ve yedekli çevrimiçi depolamada saklanması tavsiye edilir.
Tutma Süresi Politikanız Nedir?
Tutma süresi, fatura bilgilerinin muhafaza edilmesi veya saklanması gereken süreyi tanımlar. Süreler ülkeler arasında büyük farklılıklar gösterir ve çoğu ülke işletmelerin bilgileri beş yıl veya daha uzun süre saklamasını bekler. Farklı ülkelerde faaliyet gösteren çok uluslu bir şirkette çalışıyorsanız, sürekli değişen yerel kural ve düzenlemelere ayak uydurmak gözünüzü korkutabilir. Sorulacak sorular şunlardır:
- Sakladığım her belge için bir arşivleme süresine ihtiyacım var mı?
- Saklama süresi sona erdiğinde belgeleri çıkarmayı kim hatırlar?
- Değişen yönetmeliklere nasıl ayak uydurabilirim?
Çözüm, yerel KDV/MHV yasalarının gerektirdiği süre boyunca fatura arşivlemeyi otomatik olarak desteklemelidir. Çözümü birden çok ülkede kullanıyorsanız, ülke başına geçerli saklama sürelerini önceden tanımlayabilmeniz ve düzenleme taleplerini karşılamak için faturaların otomatik olarak doğru klasörlere ve konumlara akmasını sağlayabilmeniz gerekir. Saklama süresinin ardından, yakında çıkacak olan GDPR düzenlemesi gibi geçerli gizlilik yasalarına uygunluğun sağlanması için arşivlenen belgelerinizin otomatik olarak silinmesi gerekir.
Saklandıktan Sonra Faturalarıma Nasıl Erişeceğim?
Birden çok yerde faaliyet gösteren şirketler için her gün ofise gelen tüm evrak ve elektronik dosyalara ayak uydurmak zor olabilir. Ve siz farkına bile varmadan, bir dağ kadar kağıdınız olur ve sizin veya denetçilerin ihtiyaç duyduğu belgeleri bulmanın hiçbir yolu yoktur. Sorulacak soru:
Fatura başka bir yan kuruluşta/konumda saklansa bile, gerektiğinde ilgili fatura verilerine anında erişebildiğimden nasıl emin olabilirim?
Elektronik, bulut tabanlı bir arşivleme çözümü, tüm faturaları, erişim haklarının bireysel ve klasör bazında belirlenebildiği tek bir merkezi konumda düzenlemenize yardımcı olur. Tüm fatura verilerine istediğiniz zaman erişebilirsiniz, bu da belgeleri daha hızlı, daha güvenilir ve ihtiyaç duyduğunuzda aramayı ve almayı daha kolay hale getirir.
